Escrit per Josep Patau
Un albarà és un document mercantil en el qual es detalla i acredita el lliurament i recepció d´una comanda o l´execució d´un servei entre dos o més parts. El terme ´albarà´ procedeix d´una paraula àrab que significa literalment ´prova´ o ´justificant´, la qual cosa ajuda a comprendre millor el seu ús en les transaccions comercials i impedeix que se li confongui amb altres documents, com la factura.
Mitjançant un albarà, s´estableix l´existència d´una transacció i es garanteix que s´ha executat de conformitat amb el requerit per les parts intervinents, però sense acreditar el pagament d´aquesta. En altres paraules, l´albarà recolza el lliurament o recepció d´una mercaderia, però la seva mera existència no garanteix que el pagament per aquesta s´hagi fet.
L´albarà és emès per l´emissor o venedor, és a dir, la persona que envia la mercaderia, i el normal és que s´emetin tres còpies: una per al venedor, una altra per al comprador i una tercera per al transportista. Una vegada ha rebut la mercaderia, el comprador li envia una còpia signada al venedor i conserva la seva.
Qui intervenen en un albarà?
• El venedor del producte o servei, qui és la persona encarregada d´emetre l´albarà al moment de fer el lliurament de la mercaderia o l´execució del servei, detallant les condicions acordades en el pressupost previ.
• El comprador del producte o servei, qui ha de signar la còpia de l´albarà una vegada hagi corroborat que la mercaderia ha estat lliurada conforme als pactes o que el servei ha estat executat apropiadament.
Tipus d´albarans
Els albarans poden classificar-se en dos tipus: albarans valorats i albarans sense valorar. Vegem quines són les funcions que compleix cadascun i els casos en què han d´usar-se.
• Albarà valorat: Es denomina albarà ´valorat´ perquè en ell s´inclou l´import unitari de cadascun dels productes o serveis que són objectes d´una transacció comercial, així com els descomptes que se li apliquin a aquests, l´Impost al Valor Agregat (IVA) i el valor total de la transacció. Encara que és molt similar a una factura, només posseeix efectes informatius, no tributaris. Aquest tipus d´albarà sol ser usat per les empreses que facturen per períodes de temps determinats.
• Albarà sense valorar: L´albarà sense valorar conté una descripció detallada de la mercaderia lliurada o el servei prestat, però sense incloure el seu valor econòmic. Aquest tipus d´albarà en particular pot usar-se com a document mercantil, ja que els permet a les empreses deixar constància de les operacions comercials que han realitzat. S´empra comunament per les empreses que emeten més d´una factura en períodes de temps diversos, i pot usar-se per a exigir el pagament de factures pendents.
Com fer un albarà?
No existeix un format únic per a l´elaboració d´un albarà, però sí que és possible identificar algunes dades bàsiques que sempre han d´incloure´s en un document com aquest. Aquestes dades són els següents:
• Lloc i data d´emissió.
• Numeració única del document. Igual que una factura, els albarans han d´estar enumerats amb una sèrie pròpia.
• Dades identificatives del comprador o client, la qual cosa inclou nom, cognoms o raó social, domicili, telèfon, nom i número del document d´identificació, etc.
• Dades identificatives del venedor.
• Descripció dels productes o serveis, així com la quantitat d´aquests.
• Mitjà pel qual s´envien les mercaderies.
• Lloc designat per al lliurament de les mercaderies.
• Signatura del receptor.
Diferències entre albarà i factura
A vegades, la funció d´un albarà sol confondre amb la d´una factura, especialment quan es tracta d´albarans valorats. Amb tot, és essencial aprendre a diferenciar entre un document i un altre a fi d´evitar malentesos legals que poden portar serioses conseqüències fiscals, tant per al comprador com per al venedor.
Bàsicament, la principal diferència entre una factura i un albarà és que aquest últim manca de funcions tributàries i no és obligatori en una transacció comercial, mentre que la factura sí. A més, una factura pot contenir referències directes a un o diversos albarans, i en aquest cas la presència dels albarans és essencial per a donar-li validesa legal a la factura.
Queda clar que un albarà no és una factura ni la substitueix. Aquest document no és vàlid a efectes fiscals si no està acompanyat amb la factura que l´esmenta. Per tant, al moment de rebre mercaderies que adjuntin un albarà, hem de cerciorar-nos que més tard se´ns enviï la factura corresponent.
Finalment, si la factura conté tota la informació de les transaccions mercantils realitzades durant un període de temps determinat, no fa falta conservar l´albarans associats a aquesta factura.